KI-Prozessberatung für die Wohnungswirtschaft: weniger Suchen, Abtippen und Nachfragen

Bevor ein echter Datensatz verarbeitet wird, legen wir mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer IT schriftlich fest: Zweck, benötigte Daten, eingesetzte Anbieter, Verarbeitungsort und Zugriffsrechte. Dazu gehört die Prüfung, ob der Anbieter in der EU verarbeitet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet und die Nutzung Ihrer Daten für das Training von KI-Modellen ausschließt. Die Freigabe erteilen Ihre Verantwortlichen.

Der Datenbedarf wird vor dem Pilot begrenzt. Für erste Prüfungen können geeignete synthetische oder anonymisierte Daten verwendet werden. Ob personenbezogene Daten nötig sind und wo sie verarbeitet werden dürfen, wird mit Ihren Verantwortlichen geklärt. Eine Anbindung des gesamten Bestands ist kein vorausgesetzter Einstieg.

Nein. Ihr ERP und DMS bleiben führend. Das Audit prüft zuerst, ob Ihre vorhandenen Systeme den Engpass schon lösen können – dann empfehlen wir genau das. Sonst ergänzt der Pilot Ihre Systeme über vorhandene Schnittstellen oder Exporte. Welche Anbindung möglich ist, sagen wir erst nach der Prüfung verbindlich zu.

Das Prozess-Audit kostet ab 2.700 €, ein abgegrenzter Pilot ab 9.000 € und die laufende Begleitung ab 3.600 € im Monat für 16 Stunden. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer. Den verbindlichen Festpreis erhalten Sie nach der Umfangsprüfung, bevor Sie etwas beauftragen. Lizenzen, Betrieb und weitere Anbindungen weisen wir vorab getrennt aus. Wissensmanagement bieten wir auf Anfrage an.

Die Dauer hängt von Datenzugang, Schnittstellen, Fallmenge und fachlicher Verfügbarkeit ab und wird vor dem Auftrag vereinbart. Unser 30-Tage-Playbook ist ein Planungsraster für einen begrenzten Einstieg. Es ist keine Lieferzusage. Bei wenig geeigneten Fällen muss die Messung verlängert werden.

Vor dem Pilot legen wir gemeinsam fest, welche Fälle verglichen werden, wie heute gemessen wird und ab wann der Pilot als Erfolg gilt. Aktive Bearbeitungszeit einschließlich Kontrolle und Korrektur, Wartezeit und fachliche Qualität werden getrennt gemessen. Fehler, offene Fälle und Zusatzkosten zählen mit. Zahlen aus unserem eigenen Betrieb sind Orientierung, keine Zusage für Ihren.

Ja, für die Zeit nach dem Pilot. Audit und Pilot haben einen festen Preis. Danach kann ein Teil des Honorars an die gemeinsam gemessene Geldwirkung gekoppelt werden, etwa vermiedene Überzahlungen oder zusätzliche Mieteinnahmen durch weniger Leerstandstage. Messregel, Laufzeit und Obergrenze werden vorher schriftlich vereinbart; Einführungs- und Betriebskosten werden abgezogen. Eingesparte Stunden allein begründen keinen Erfolgsanteil.

Freigaben zu Nachträgen, Abnahmen und Zahlungen bleiben bei Ihren zuständigen Mitarbeitenden – die KI macht nur Vorschläge. Holger Neumann plant und steuert Audit und Pilot. Wer die Technik umsetzt, wer Fehler behebt und wer den Ablauf im Alltag betreibt, wird vor dem Pilot schriftlich festgelegt. Nach der Einführung liegt der tägliche Betrieb bei Ihrem Team.

Wir berücksichtigen Ihre benannten Zuständigkeiten und Entscheidungswege im Audit. Fachbereich, IT und die für Budget und Freigabe zuständigen Personen klären Umfang, Datenbedarf und Messkriterien. Welche weiteren Gremien entscheiden müssen, richtet sich nach Ihrer Organisation; der Pilot ersetzt keine interne Freigabe.

Wenn Ihr Auftrag Vergabevorgaben unterliegt, wird der Einstieg mit Ihrer Vergabestelle abgestimmt. Leistungsumfang, Optionen, mögliche Erfolgsanteile und das begrenzte Gesamtbudget werden vor einer Beauftragung beschrieben. Verfahren und Freigaben werden für den konkreten Auftrag geprüft. Der Pilotpreis ist keine pauschale Zusage, dass eine Direktbeauftragung zulässig ist.

Damit rechnen wir, deshalb prüft Ihr Team jeden Vorschlag, bevor etwas verbindlich wird. Im Pilot wird jeder Fehler gezählt, und es ist festgelegt, wie er auffällt und wer ihn korrigiert. Fällt die KI ganz aus, arbeitet Ihr Team auf dem gewohnten Weg weiter; diesen Ersatzweg spielen wir im Pilot einmal bewusst durch.

Ziel ist weniger Such-, Abtipp- und Sortierarbeit, keine Leistungskontrolle: Ausgewertet wird je Vorgang, nicht je Person. Mitarbeitende aus dem betroffenen Ablauf sind ab dem Audit dabei, weil sie die Ausnahmen am besten kennen. Gibt es einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn früh ein; ob eine Betriebsvereinbarung nötig ist, klären Sie vor dem Pilot mit Ihren Verantwortlichen.

Entscheidend ist weniger die Zahl der Wohnungen als die Häufigkeit eines Ablaufs. Ab etwa 20 gleichartigen Fällen im Monat, zum Beispiel Rechnungen, Mieterwechsel oder Mängel, lässt sich ein Pilot sinnvoll messen. Unsere kostenfreie Checkliste zeigt in zehn Minuten, welcher Ablauf bei Ihnen infrage kommt.

Wir planen so, dass das nicht passiert. Ihr ERP und DMS bleiben führend, Ergebnisse fließen in Ihre Systeme zurück. Arbeitsanleitung, Ersatzweg und Übergabe gehören zum Pilot, damit Ihr Team den Ablauf selbst betreiben kann. Ob ein Anbieter austauschbar ist, prüfen wir im Audit. Die laufende Begleitung ist ein Angebot, keine Voraussetzung.

Dann stoppen wir, und auch das ist ein Ergebnis. Am Ende des Pilots steht eine von drei Entscheidungen: fortsetzen, verlängern oder stoppen. Sie zahlen den vereinbarten Festpreis, eine Folgebeauftragung entsteht nicht automatisch, und der gewohnte Ablauf bleibt gesichert.

Machine Learning ist ein Teilgebiet der KI: Es lernt aus vielen vergangenen Fällen und sagt voraus oder erkennt Auffälligkeiten – etwa die erwartete Leerstandsdauer oder ungewöhnliche Rechnungsbeträge. Wenn heute von „KI“ die Rede ist, sind meist Sprachmodelle gemeint, die Texte und Dokumente lesen und schreiben. Wir setzen beides ein – je nachdem, welches Verfahren Ihr Problem am einfachsten löst.

Für eine Prognose braucht es meist einige Hundert vergleichbare Fälle mit bekanntem Ergebnis, zum Beispiel abgeschlossene Mieterwechsel mit Leerstandsdauer. Viele Wohnungsunternehmen haben diese Daten im ERP. Reichen sie nicht, starten wir mit Regeln und Statistik und bauen die Datenbasis im Pilot auf.

Bei Zahlenprognosen ja: Für jeden Fall lässt sich zeigen, welche Merkmale das Ergebnis beeinflusst haben. Sprachmodelle machen wir über Quellenangaben und einen festen Prüfschritt nachvollziehbar. In beiden Fällen entscheidet am Ende ein Mensch.