Stand der Quellenprüfung: 10. Oktober 2026. Diese Fallstudie beschreibt unsere eigene Betriebspraxis.
Ausgangslage
Ein Dokument kommt als E-Mail-Anhang, Scan oder Upload an. Ohne einen gemeinsamen Verarbeitungspfad unterscheiden sich Textzugang, Klassifikation und Zuordnung je Eingangskanal. Ein abgelegter Anhang ist damit noch keine zuverlässig nutzbare Information.
Lösung
Die bestehende DMS-Pipeline verarbeitet Dokumente über gemeinsame Schritte. Vorhandener PDF-Text wird zuerst genutzt; OCR ergänzt fehlenden Text. Klassifikation und Projektverknüpfungen bereiten die weitere Nutzung vor. E-Mail-Inhalte und Dokumente können über Suchbausteine erschlossen werden.
Ergebnis
Im dritten Quartal 2026 wurden 611 von 785 eingegangenen Dokumenten (78 %) und 1.456 von 1.482 Baustellenfotos (98 %) vollständig automatisch verarbeitet und verschlagwortet – im Monatsmedian 6 bis 11 Minuten nach Eingang.
Eingesetzte Bausteine
Anbindung an das bestehende E-Mail-Postfach, automatische Verarbeitung von Mails und Anhängen, Dokumentenablage mit Texterkennung auch für Scans sowie eine Volltextsuche.
Messgrößen und offene Baseline
B = Baseline, I = Ist, N = vergleichbare Ist-Fälle. Δ = B − I; Verschlechterungen zählen mit. Fehlende Messung bedeutet nicht null. τ = aktive Minuten inklusive Kontrolle; s = vereinbarter interner €/h-Satz; r = belegter Realisierungsanteil, ohne Geldnachweis 0.
| KPI | Definition | Formel | Datenquelle | Baseline | Ist | Messzeitraum | €-Effekt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Fotos/Dokumente automatisch klassifiziert | Fachlich korrekte Auto-Zuordnung ohne manuelle Korrektur je geeigneter Eingangsart. | Korrekte Auto-Fälle / geeignete Eingänge × 100 | DMS, KI-Verarbeitungsprotokoll und zufällige fachliche Qualitätsstichprobe | Noch nicht gemessenNoch nicht gemessen; aktive Zeit und fachliche Qualität vor Pilot erheben. | Noch nicht gemessen | Baseline vor Pilot: vergleichbarer Jahreszeitraum und aktive Zeitstichprobe; Ist monatlich/Quartal. | N × (τ B − τ I) / 60 × s × rGeldwirkung nicht gemessen.Annahmen / Messbedingungen:
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| Bearbeitungszeit Posteingang | Neuer Vorgang bis fachlich geprüfte Zuständigkeit und Projektzuordnung. | Σ aktive Zuordnungsminuten / eindeutige Vorgänge | Vorgangsbezug, Zeitstichprobe, Fehlroutingprotokoll | Noch nicht gemessenNoch nicht gemessen; aktive Zeit und fachliche Qualität vor Pilot erheben. | Noch nicht gemessen | Baseline vor Pilot: vergleichbarer Jahreszeitraum und aktive Zeitstichprobe; Ist monatlich/Quartal. | (B − I) / 60 × N × s × rGeldwirkung nicht gemessen.Annahmen / Messbedingungen:
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| Dokumente: automatisch verarbeitet | Abgeschlossene automatische Verarbeitung im abgegrenzten Dokumenteingang; keine Qualitätsquote. | 611 / 785 × 100 | Dokumenteingänge: archivierte/Dubletten ausgeschlossen, Sanierungs-/Projektbezug | 77,83 %Eigener Sanierungsbetrieb, gemessen 07–09/2026; Inventar vom 10.10.2026, Messvorschrift §2/§6. | Noch nicht gemessen | 07–09/2026 als erste technische Referenz; keine Intervention gemessen. | Kein direkter €-Nachweis aus StatusquoteGeldwirkung nicht gemessen.Annahmen / Messbedingungen:
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| Fotos: automatisch verarbeitet | Abgeschlossene automatische Verarbeitung bei Projektfotos ohne KI-generierte Bilder; keine Qualitätsquote. | 1.456 / 1.482 × 100 | Projektfotos: Projektbezug vorhanden, KI-generierte Bilder ausgeschlossen | 98,25 %Eigener Sanierungsbetrieb, gemessen 07–09/2026; Inventar vom 10.10.2026, Messvorschrift §2/§6. | Noch nicht gemessen | 07–09/2026 als erste technische Referenz; keine Intervention gemessen. | Kein direkter €-Nachweis aus StatusquoteGeldwirkung nicht gemessen.Annahmen / Messbedingungen:
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| Dokumente: technische Verarbeitungszeit | Eingang bis letztem Verarbeitungszeitstempel, nur gültige abgeschlossene Paare; Median. | Median (Verarbeitungszeit − Eingang) | Dokumente: Eingangs- und Verarbeitungszeit; automatisch verarbeitet, nicht negative Paare | 8,39 Minuten (Median)Eigener Sanierungsbetrieb, gemessen 07–09/2026; Inventar vom 10.10.2026, Messvorschrift §2/§6. Juli: n = 243. | 10,66 Minuten (Median)Eigener Sanierungsbetrieb, gemessen 07–09/2026; Inventar vom 10.10.2026, Messvorschrift §2/§6. September: n = 258; August 6,00 Minuten (n = 110). | Juli und September 2026, identische Messvorschrift; kein kausaler Wirkungsvergleich. | Kein direkter €-Nachweis aus technischer LaufzeitGeldwirkung nicht gemessen.Annahmen / Messbedingungen:
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