Stand der Quellenprüfung: 10. Oktober 2026. Diese Fallstudie beschreibt unsere eigene Betriebspraxis.
Ausgangslage
Ein Zahlungsvorgang ohne passenden Beleg, ein falsches Datum oder eine Dublette blockiert die Klärung. Für den Abgleich reichen Dateinamen und Uploaddaten häufig nicht aus. Mehrdeutige Fälle benötigen eine fachliche Entscheidung.
Lösung
Der interne Ablauf arbeitet mit einer Klärliste, Belegprüfung und ausdrücklich freigegebenen Einzelaktionen. Änderungen werden abgesichert und anschließend durch erneutes Lesen geprüft. Beleg- und Bankverknüpfungen werden getrennt von offenen ERP-Verbindungen betrachtet.
Ergebnis
Belege kommen aus Mail und E-Rechnung automatisch an, Werte aus der E-Rechnung bleiben unverändert, Bankumsätze werden regelbasiert zugeordnet. Offene Fälle stehen in einer Klärliste, statt im Monatsabschluss aufzufallen.
Eingesetzte Bausteine
Anbindung an die Buchhaltungssoftware, Beleg- und Bankdaten, dokumentierte Freigaben, Sicherung vor jeder Änderung und anschließende Kontrolle, ob die Änderung korrekt gespeichert wurde.
Messgrößen und offene Baseline
B = Baseline, I = Ist, N = vergleichbare Ist-Fälle. Δ = B − I; Verschlechterungen zählen mit. Fehlende Messung bedeutet nicht null. τ = aktive Minuten inklusive Kontrolle; s = vereinbarter interner €/h-Satz; r = belegter Realisierungsanteil, ohne Geldnachweis 0.
| KPI | Definition | Formel | Datenquelle | Baseline | Ist | Messzeitraum | €-Effekt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Durchlaufzeit Rechnung | Kreditorenrechnungseingang bis fachliche Freigabe. | Σ (Freigabe − Eingang) / N | DMS, Rechnungseingang, Freigabeprotokoll | Noch nicht gemessenNoch nicht gemessen; aktive Zeit und fachliche Qualität vor Pilot erheben. | Noch nicht gemessen | Baseline vor Pilot: vergleichbarer Jahreszeitraum und aktive Zeitstichprobe; Ist monatlich/Quartal. | Tatsächlich vermiedene Mahn- und VerzugskostenGeldwirkung nicht gemessen.Annahmen / Messbedingungen:
|
| Prüfzeit je Rechnung | Aktive Prüfminuten einschließlich Kontrolle und Korrektur; ohne Liegezeit. | Σ aktive Prüfminuten / N | Zeitstichprobe, Prüfprotokoll, Belege | Noch nicht gemessenNoch nicht gemessen; aktive Zeit und fachliche Qualität vor Pilot erheben. | Noch nicht gemessen | Baseline vor Pilot: vergleichbarer Jahreszeitraum und aktive Zeitstichprobe; Ist monatlich/Quartal. | (B − I) / 60 × N × s × rGeldwirkung nicht gemessen.Annahmen / Messbedingungen:
|
Übertragung auf Ihren Betrieb
Wir prüfen Ihren Ist-Prozess und Ihre vorhandenen Systeme. Ein Pilot wird mit eigenen Erfolgskriterien, fachlicher Freigabe und klarer Betriebsverantwortung vereinbart.
Zugehörige Leistung ansehen